邀请新闻媒体出席活动是否需要额外费用？或是只需发出邀请函即可？
做过2年记者，呵呵，我来回答你。
第一，发邀请函是一个比较正式的方式，也让媒体感觉有面子。为了显示出自己的诚意，也为了能让媒体引起足够的重视，你最好还是再电话邀请并确认一次，态度要好。
第二，楼上说的“车马费”，是媒体圈内人士的对“红包”、“好处费”的一种别称。意思就是说，媒体来参加活动并予以报道，作为主办方，多少要给相关人员一点好处。活动主办方，一般会以“车马费”或“交通费”的形式，私下发放给相关媒体人员。
第三，插一句，如果是第一次和媒体打交道，注意要留下相关人员的联系方式，今后要多交流沟通，处理好你们之间的关系。以后肯定有相互合作的时候。
如何做会议邀请?包括哪些程序？需要注意什么？
不管什么样的会议或者展览,主办者当然希望适宜的对象(客户)参加.作为主办者,邀请的方式非常重要.通常情况下,邀请包括信息发布、回执处理、确认通知等3个程序. 31会议网为您详细解说一下这三个环节在会议邀请中的注意事项.
1、信息发布--从媒体上分有印刷品(包括邀请信函、组织文件、会议通知)、电子邮件、印刷媒介公告、电子媒介公告等几种形式.通常信息发布包括主题、时间、地点(暂定或者候选)、主要议程及安排、费用及标准等等,有些还附送会议(展)企划书,可以让参与者了解参加的意义及对会展的期望.
2、回执--对于主办者来说,回执是对会展企划活动成功与否的判定标志之一.回执收到后,通常需要统计(在这之前,需要提醒的是回执单的设计非常重要,应当是合理且圆满的,应当包括如下信息--明确的人数、职务、性别、联系方式、预计到达目的地时间、迎送要求等等)、确认回执有效(通常以会务费用是否交纳为标志),接下来需要做的就是资源分配--主要是展位与酒店住宿的安排,回执确认即确认通知可以在这一切完成后发出.回执可以有多种形式--传真、信函、电子邮件、网路回执或者电话均可.回执需要注意的是,如果会展课题允许,应该考虑到参与者的特殊要求,譬如家属、随行人员、保健要求、交通代理、饮食习惯、住宿要求等,如果回执清楚,那么对会展的有序安排会起到很大帮助
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